Tutup Ngopi Arsip, Ely Dorong Pengelolaan Arsip Kab/Kota Lebih Tertib

Pengelolaan arsip menjadi perhatian Bawaslu Jawa Timur dalam rangka meningkatkan tata kelola lembaga yang tertib dan akuntabel. Koordinator Divisi Sumber Daya Manusia dan Organisasi, Nur Elya Anggraini mendorong Bawaslu Kabupaten/Kota untuk mengimplementasikan Ngopi Arsip yang telah berlangsung 9 seri.

Hal ini ia sampaikan pada Ngopi Arsip pada Selasa, 28 April 2026.

“Tidak terasa ini seri ke-9, artinya bapak/ibu sekalian dari 8 seri sebelumnya kita belajar dan memahami seluk beluk arsip itu. Yang penting dari itu semua, kita menindak lanjuti apa yang kita diskusikan,” ujarnya

Dalam kesempatan tersebut, Ely juga mengingatkan Kabupaten/Kota untuk berhati-hati dalam proses pemusnahan arsip. Setiap tahapan harus sesuai prosedur agar tidak menimbulkan persoalan di kemudian hari.

“Perlu kehati-hatian tentang arsip yang akan dimusnahkan. Saya berharap kita sudah bisa menyampaikan usul musnah maksimal pertengahan tahun ini. Sekitar 2 bulan dari sekarang merupakan waktu yang cukup untuk menyampaikan usulannya. Tinggal bagaimana komitmen kita melaksanakan ini sebaik-baiknya,” tegasnya.

Lebih lanjut, Alumni Universitas Jember ini juga mendorong kabupaten/kota yang belum memiliki fasilitas penyimpanan arsip yang memadai agar segera mengambil langkah konkret, salah satunya dengan penggunaan kontainer sebagai solusi sementara.

“Bagi Kabupaten/Kota yang belum punya tempat arsip, tolong atensinya untuk ke kontainer. Yang pasti keamanan arsip dijalankan. Digitalisasi arsip dijalankan,” tambahnya.

Namun demikian, digitalisasi tidak menjadi akhir dari proses pengelolaan arsip. Setelah arsip di digitalisasi, langkah berikutnya adalah melakukan penyusutan dan pengusulan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.

“Nota dari SPBU misalnya itu ada kan yang cepat luntur. Itu segera didigitalisasi. Selain itu segera melakukan pemusnahan arsip. Di mana salah satu prosedurnya adalah adanya penilaian dari masing-masing sub bagian,” jelasnya.

Sebagai bentuk komitmen, Bawaslu Jatim juga membuka ruang konsultasi bagi seluruh Kabupaten/Kota yang membutuhkan pendampingan dalam pengelolaan arsip.

“Kalau misalnya ada hal-hal yang perlu ditanyakan, Bawaslu Jatim membuka diri. Tahapan arsip, penilaian arsip, kalau dikerjakan bersama-sama akan jauh lebih mudah,” pungkasnya.