Jum’at (6/2) Mengelola arsip adalah keniscayaan sebuah organisasi pemerintah, sebab kerapian data dan administrasi yang baik adalah jantung setiap lembaga penyelenggara negara. Untuk itu, dalam rangka meningkatkan profesionalitas lembaga, akuntabilitas dan kualitas layanan publik, Bawaslu Jatim melakukan penguatan kapasitas staf dalam pengelolaan arsip dan tata naskah dinas di lingkungan kantor sekretariat Bawaslu Jatim.

Koordinator Divisi Organisasi dan Datin, Eka Rahmawati menyampaikan bahwa setiap divisi harus melakukan penataan arsip. Bukan saja untuk konteks akuntabilitas kerja, namun juga untuk memudahkan pengelolaan data yang dimiliki oleh setiap divisi.

“Setiap uang negara yang digunakan, harus ada pertanggungjawaban. Demikian pula seluruh dokumen yang digunakan dengan uang negara harus diarsip. Apalagi untuk lembaga penyelenggara yang urusannya sehari-hari selalu bersentuhan dengan administrasi seperti Bawaslu. Dokumen, data, informasi semua harus dikelola dan diarsipkan.”

Untuk itu seluruh staf perlu memahami dan turut memperbaiki tata kelola naskah dinas dan arsip. “Perbaikan tata kelola arsip dan naskah dinas ini sudah menjadi komitmen kami. Disamping bergerak menuju digitalisasi arsip, beberapa waktu lalu dua staf Bawaslu Jatim juga telah dimagangkan di Bawaslu RI,” jelas Eka di hadapan 20-an pegawai Bawaslu Jatim.

Masih menurut Eka, surat menyurat juga memiliki konsekuensi hukum. “Penomoran surat, kode klasifikasi surat, dan hal lainnya tidak boleh digunakan dua kali. Karena itu memiliki konsekuensi hukum tersendiri, sebab menyangkut legalitas dan kepastian hukum,” tambahnya.

Untuk itulah secara mendadak, Jum’at (06/03), Eka mengundang perwakilan staf setiap divisi. Hal ini juga karena pada jum’at pagi bersamaan dengan supervisi yang dilakukan oleh Bawaslu RI. Tampak bertugas adalah staf Bagian Perencanaan, Riche Rahmawaty Sumaka dan Staf Subbagian Persuratan dan Arsip, Edi Setiawan. “Mumpung ada supervisi dari Bawaslu RI, mari kita sama sama belajar tentang arsip dan tata naskah dinas sesuai dengan Perbawaslu,” jelasnya.

Secara lebih detail, Eka menjelaskan bahwa dalam Perbawaslu 17 tahun 2017, bahwa untuk tata naskah dinas, setidaknya terdapat 4 sifat naskah dinas. Yakni yang berkenaan dengan pengaturan, penetapan, penugasan dan korespondensi.

“Tidak semua pejabat punya kewenangan membuat atau menandatangani naskah dinas. Misalnya untuk yg bersifat pengaturan itu wewenangnya Sekjen dan atau Ketua Bawaslu RI, yang biasanya berisi Surat Edaran, Pedoman dsb. Kalau tentang SK, penugasan, dan korespondensi itu bisa dilakukan hingga level Panwascam,” tambahnya.

Untuk yang bersifat korespondensi, menurut Eka ada yang untuk korespondensi internal dan eksternal. Untuk internal dikenal dua jenis, yakni berbentuk Nota Dinas dan Memorandum.

“Ini yang perlu diperhatikan, Nota Dinas itu hanya menjadi kewenangan Ketua dan pejabat struktural di lingkup sekretariat. Kalau anggota Bawaslu itu boleh menggunakan memorandum. Staf hanya diijinkan membuat Telaah Staf. Bagi para staf divisi, mohon diperhatikan ya,” jelasnya lagi.

Tak cukup disitu, Eka juga menjelaskan tentang bahwa dalam arsip secara umum menurut Perbawaslu 16 tahun 2015 diklasifikasikan dalam tiga fungsi substantif yaitu Hukum (HK), Pengawasan Pemilu (PM) dan Hubungan Masyarakat (HM). Sedangkan fungsi substantif khusus Penanganan Pelanggaran Kode Etik (PP) kewenangan hanya dimiliki Bawaslu kabupaten/kota untuk penanganan pelanggaran oleh pengawas ad-hoc.

“Memahami klasifikasi ini sangat penting untuk memudahkan penataan dokumen. Tanggung jawab semua divisi untuk mengelola arsip, terutama arsip aktif. Harus paham juga berapa usia arsip, maksudnya berapa lama arsip itu dapat disimpan dan dikelola oleh masing-masing divisi sebelum dipindahkan ke gudang arsip dan lalu dimusnahkan. Semua wajib paham masa retensi arsip untuk memudahkan penyusutan arsip,” tambahnya.

Sementara itu staf Bagian Perencanaan Bawaslu RI, Riche Rahmawaty Sumaka menyampaikan bahwa supervisi yang dilakukan adalah untuk mengetahui sejauh mana masalah masalah yang ada di Bawaslu Jatim untuk kepentingan penganggaran Bawaslu pada tahun 2021, “ Kami sebenarnya melihat bahwa administrasi di Bawaslu Jatim ini sudah cukup baik. Namun sesuai dengan reformasi birokrasi, kami ingin menuju ke arah digitalisasi asip,” jelasnya. (ryn)

Fotographer : Ilham Bagus P

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Font Resize