Surabaya (1/2):
Laiknya lembaga modern yang memiliki perencanaan organisasi, Bawaslu Jawa Timur secara regular melakukan evaluasi dan melihat kembali goal setting dari rencana kerja dan target yang telah ditetapkan. Evaluasi rutin akhir tahun ini dilakukan untuk menilai capaian dan identifikasi langkah perbaikan jika target belum maksimal tercapai. Biasanya, dari hasil evaluasi ini masing-masing divisi akan membuat rencana kerja dan perbaikan terhadap beberapa aspek yang dinilai masih membutuhkan perbaikan.
Koordinator Divisi Organisasi Bawaslu Jawa Timur, Eka Rahmawati menjabarkan resolusinya untuk tahun 2020. “Selain meneruskan agenda rutin tahun lalu, ke depan kami akan fokus pada perbaikan tata kelola arsip terutama terkait naskah dinas. Kami menjumpai di beberapa kabupaten/Kota dalam menyusun naskah dinas belum sesuai aturan sehingga perlu ditertibkan. Kami akan turun untuk melakukan pendampingan, termasuk pada pengelolaan kearsipan bagaimana melakukan klasifikasi penomoran dan seterusnya.”

Berdasarkan identifikasi pada tahun sebelumnya tentang tata kelola arsip, beberapa persoalan yang dihadapi kabupaten/kota menyangkut masalah infrastruktur, ketersediaan SDM dan anggaran, serta keterampilan dalam mengelola arsip. Apalagi, tahun 2020 ini Bawaslu Jawa Timur berkeinginan melangkah pada sistem arsip digital. Mengingat data bersifat sangat vital, perlakuan terhadap dokumen dan tata arsip mutlak membutuhkan perhatian khusus, baik terhadap sistem arsip yang manual maupun digital.
“Kami akan sediakan infrastruktur untuk perbaikan arsip. Selain menyediakan anggaran untuk pembelian rak arsip tahun anggaran 2020 untuk seluruh kabupaten/kota, kami juga akan menyediakan mesin scanner dan komputer server menuju sistem pengarsipan berbasis digital. Program digitalisasi arsip ini juga sejalan dengan program prioritas nasional untuk data terintegrasi,” jelas Eka.
Selain tata naskah dan digitalisasi arsip, Bawaslu Jawa Timur juga bersiap menyongsong pembentukan Satuan Kerja (Satker) untuk Bawaslu kabupaten/kota se-Jawa Timur yang menurut rencana akan dilaksanakan pada tahun 2020 ini.
“Ya bertahaplah… Saat ini baru pergantian Kepala Sekretariat di provinsi, kita penyesuaian dan koordinasikan yang provinsi dulu. Nanti setelah posisi Kabag dan Kasubag terisi baru turun ke kabupaten/kota. Namun setidaknya kami sudah meminta kepada Bawaslu kabupaten/kota untuk segera melakukan komunikasi dan koordinasi dengan pemerintah daerah setempat terkait dengan ketersediaan ASN untuk mendukung Satker di masing masing daerah.”
Eka juga berharap menuju pembentukan Satker Bawaslu, masing-masing kabupaten/kota juga kembali menata kesekretariatan. Mengingat beberapa kabupaten/kota terkendala masalah ketersediaan SDM utamanya ASN yang ditarik oleh pemerintah daerah setempat berkaitan dengan habisnya masa tugas perbantuan. Juga masalah fasilitas gedung perkantoran dan perubahan dalam alokasi staf teknis non PNS.
“Prinsipnya jangan sampai mengganggu kegiatan administrasi dan operasional dukungan pelaksanaan kegiatan karena masalah-masalah itu, utamanya untuk 19 kabupaten/kota yang melaksanakan Pilkada. Tahapan harus tetap berjalan, demikian juga administrasi kegiatan,” pungkasnya.

Font Resize